Personalemappen, der ved, hvad der haster
De andre systemer er arkivskabe. De gemmer papirerne, og så er det din opgave at huske fristerne. Her er det omvendt: systemet siger til, mens der er tid — og mapperne hænger på de medarbejdere, I allerede har i vagtplanen.
HR er med i de 30 dage. Derefter 149 kr. om måneden, som slås til og fra i appen.
Én mappe pr. medarbejder
Ikke en ny liste. De samme mennesker, I allerede har lagt ind i vagtplanen — nu med det, der ellers ligger i en ringbind på kontoret.
Kontakt og adresse
Det, I skal bruge, når nogen ikke møder op, eller når der skal sendes et brev.
Ansættelsen med historik
Stilling, timer, løn og dato. Skifter noget, står det gamle der stadig — det er tit dét, en sag handler om.
Pårørende
Hvem ringer man til, hvis der sker noget i butikken. Ét felt, og det er udfyldt.
Papirer
Kontrakt, kørekort, hygiejnebevis, attester. Lagt på den medarbejder, det handler om.
Noter
Det, butikschefen har set og skrevet ned. Dato og navn på hver.
CPR og bankoplysninger
Låst inde, så kun kædechefen kan se dem. Butikschefen kan passe sit arbejde uden at have adgang til dem.
Fristerne, ingen husker
Det her er forskellen på et arkivskab og et system.
Refusion ved sygdom
Fristen for at søge pengene hjem regnes fra første sygedag, og den er nem at overse, fordi sygdommen stadig står på. Butiksplan tæller dagene og siger til i god tid.
Unge under 18
Timer, mødetid, sluttid og hvile mellem to vagter. Advarslen kommer, mens vagten lægges — ikke når lønsedlen er kørt.
APV hvert tredje år
Lovpligtig, og glemt i de fleste butikker, netop fordi fristen er så lang, at ingen husker den. Datoen siger til i god tid.
Ferieregnskabet, når I svarer
Saldoen står dér, hvor I siger ja eller nej til ferien — ikke inde i lønsystemet, hvor ingen kigger.
Papirerne skriver sig selv
Ansættelsesbeviset
Skrives ud fra det, der står i mappen. Mangler der noget, får I at vide hvad, hvor det udfyldes, og hvorfor det skal med. Har I jeres eget, kan I lægge det ind som PDF i stedet.
Advarsler med vejledning
Ved hvert felt står der eksempler på, hvad der holder i en sag, og hvad der ikke gør. Kontoret skriver dem — butikschefen skriver i stedet, hvad hun har set, i noterne.
Personalehåndbogen
Skriv den én gang, udgiv den, og se hvem der har kvitteret for hvilken udgave. Kvitteringen kan også tages på papir, for de fleste i en butik logger aldrig ind.
Afskedstjeklisten
Nøgle, alarmkode, tøj, adgang, sidste løn. Alarmkoden står øverst, fordi den er fælles og virker for den, der er gået, indtil nogen skifter den.
Det, nogen har fået, kan ikke laves om
Når ansættelsesbeviset er udstedt, advarslen afleveret, håndbogen udgivet eller APV-runden afsluttet, låses teksten. Den skal kunne fremvises præcis, som den blev givet — det er tit hele sagen. Skal noget ændres, laver I et nyt, og begge dele står der bagefter.
Til gengæld sletter vi aldrig af os selv. Sletteplanen viser, hvad der burde have været slettet om folk, der er stoppet, og hvor længe det har ligget. I trykker.
Hvad det ikke er
- Ikke juridisk rådgivning. Butiksplan skriver et udkast og husker en frist. Skal en sag føres, skal I have en, der kan føre den.
- Lovtallene er ikke efterprøvede endnu. Tallene om sygedagpengerefusion er skrevet ud fra de almindeligt kendte hovedregler, men de er ikke bekræftet mod Retsinformation eller en lønpartner, og de passer ikke nødvendigvis på elever, fleksjob og nyansatte. Alarmen er en påmindelse om at se efter — ikke en beregning, I kan lægge til grund. Det står også på skærmen inde i systemet, ikke kun her.
- Ikke et lønsystem. Timer og tillæg kan hentes som en fil til jeres eget lønsystem. Selve lønnen køres stadig dér.
- Ikke et selvstændigt produkt. HR er et tilkøb til Butiksplan. Bruger I ikke vagtplanen, er der ikke nogen medarbejdere at hænge mapperne på.
Hvem kan se hvad
| Rolle | Ser |
|---|---|
| Kædechef | Alt. Også CPR, bank, §56-aftaler og sletteplanen. Ejer abonnementet. |
| Ledelse (kontoret) | Alle butikkers mapper og hele HR i det daglige. Ikke CPR, bank, §56 eller abonnementet. |
| Butikschef | Sine egne butikkers medarbejdere. Skriver noter, ikke advarsler. |
| Medarbejder | Sin egen mappe. |
Det er ikke et skjult menupunkt. Er tilkøbet ikke købt, findes rækkerne ikke — heller ikke for en, der gætter en adresse.
Prøv det på jeres egne medarbejdere
HR er med i de 30 dages prøve. Læg vagtplanen ind, åbn en mappe, og se, om systemet siger til om det, I plejer at opdage for sent.