Personalemappen, der ved, hvad der haster
De andre systemer er arkivskabe. De gemmer papirerne, og så er det din opgave at huske fristerne. Her er det omvendt: systemet siger til, mens der er tid — og mapperne hænger på de medarbejdere, I allerede har i vagtplanen.
HR er med i de 30 dage og i Enterprise. Derefter 149 kr. om måneden for hele kæden — ikke pr. medarbejder — som slås til og fra under Tilkøb i appen, uden binding — eller 1.490 kr. pr. år — 2 måneder gratis. Slår I det fra, bliver alt, I har lagt ind, stående, så I finder det igen, hvis I fortryder.
Hvem bruger HR-tilkøbet?
Leki A/SNy kunde 20268 butikker i Danmarks største storcentre, plus kontor og lager. Ca. 55 ansatte. Bruger vagtplanen og HR-modulet, så personalemapper, sygemeldinger og personalehåndbog ligger ét sted.
Én mappe pr. medarbejder
Ikke en ny liste. De samme mennesker, I allerede har lagt ind i vagtplanen — nu med det, der ellers ligger i en ringbind på kontoret.
Kontakt og adresse
Det, I skal bruge, når nogen ikke møder op, eller når der skal sendes et brev.
Ansættelsen med historik
Stilling, timer, løn og dato. Skifter noget, står det gamle der stadig — det er tit dét, en sag handler om.
Pårørende
Hvem ringer man til, hvis der sker noget i butikken. Ét felt, og det er udfyldt.
Papirer og beviser
Kontrakt, kørekort, hygiejnebevis, attester. Lagt på den medarbejder, det handler om — og med en udløbsdato på beviserne, så systemet siger til 30 dage før.
MUS-samtaler
Referat, aftaler og næste dato i mappen. Seks spørgsmål som hjælp, og en påmindelse, når der er gået et år.
Noter
Det, butikschefen har set og skrevet ned. Dato og navn på hver.
CPR og bankoplysninger
Låst inde, så kun kædechefen kan se dem. Butikschefen kan passe sit arbejde uden at have adgang til dem.
Sygemelding uden app
Medarbejderen melder sig syg med ét tryk på et link — ingen konto, intet login. Godt kl. 6.50, hvor ingen orker at oprette noget.
§56-aftale ved kronisk sygdom
Står aftalen i mappen, regner refusionsalarmen fra første sygedag i stedet for efter 30 dage.
Medarbejderen retter selv
Adresse, pårørende og kontonummer fra telefonen, med besked til kontoret. CPR og skattekort er stadig kontorets.
Hvem har åbnet mappen
Skrives ned af sig selv, én linje pr. person om dagen. Medarbejderen kan se den samme liste under Indstillinger.
Hvem gør hvad
Butikschefen lægger papirer op og skriver noter og MUS-referater. CPR, kontrakter og advarsler er kontorets — eller den, kædechefen har sat til at stå for HR.
Butikschefen taster den nye ind én gang
Adresse, CPR, skattekort, stilling, pårørende og bemærkninger — dét, der før stod på et skema, hun mailede til kontoret. Nu står det i mappen med det samme, og kontoret får besked om det, der mangler. CPR kan hun skrive, men ikke se igen.
Personalehåndbog — også flere
Butikkerne, kontoret og lageret kan have hver sin. Skriv den i systemet, eller læg jeres egen PDF op, som den er. Hver medarbejder ser kun den, der gælder der, hvor hun arbejder, og kvitterer for den.
Fristerne, ingen husker
Det her er forskellen på et arkivskab og et system.
Refusion ved sygdom
Fristen for at søge pengene hjem regnes fra første sygedag, og den er nem at overse, fordi sygdommen stadig står på. Butiksplan tæller dagene og siger til i god tid.
Unge under 18
Timer, mødetid, sluttid og hvile mellem to vagter. Advarslen kommer, mens vagten lægges — ikke når lønsedlen er kørt.
APV hvert tredje år
Lovpligtig, og glemt i de fleste butikker, netop fordi fristen er så lang, at ingen husker den. Datoen siger til i god tid.
Ferieregnskabet, når I svarer
Saldoen står dér, hvor I siger ja eller nej til ferien — ikke inde i lønsystemet, hvor ingen kigger. Udbetalt ferie og dage, der ikke kunne holdes, skrives ind, så regnskabet passer.
Kursusbeviser, der udløber
Hygiejnebevis, førstehjælp, truck, alkoholbevilling. Sæt datoen på papiret i mappen, og lederen og medarbejderen får besked 30 dage før.
Prøvetiden, før den løber ud
Beslutningen skal tages, mens I stadig kan sige op med 14 dages varsel. Butiksplan siger til 14 dage før, og butikschefen skriver, hvordan det går, direkte i mappen.
Kompetencer, vagtplanen kan regne med
Må åbne, må lukke, må stå alene ved kassen, må sælge alkohol. Fire flueben pr. medarbejder — og tjekket af ugen siger til, hvis en mandag mangler en, der må åbne.
MUS én gang om året
Seks spørgsmål som hjælp, referat og aftaler i mappen, og en påmindelse, når året er gået. Nye medarbejdere tælles først med efter et halvt år.
Papirerne skriver sig selv
Ansættelsesbeviset
Skrives ud fra det, der står i mappen. Mangler der noget, får I at vide hvad, hvor det udfyldes, og hvorfor det skal med. Har I jeres eget — i Word eller som PDF — kan I lægge det ind i stedet.
Advarsler med vejledning
Ved hvert felt står der eksempler på, hvad der holder i en sag, og hvad der ikke gør. Kontoret skriver dem — butikschefen skriver i stedet, hvad hun har set, i noterne.
Personalehåndbogen
Skriv den én gang, udgiv den, og se hvem der har kvitteret for hvilken udgave. Kvitteringen kan også tages på papir, for de fleste i en butik logger aldrig ind.
Introduktionen, når nogen starter
Nøgle, alarmkode, stempel-kode, tøj, håndbogen og oplæring. Listen lægges på hver ny medarbejder af sig selv, og forsiden viser, hvad der mangler, til alt er på plads.
Udstyr og adgange
Nøgle 3, alarmkode, to t-shirts i M, login til kassen. Skrevet ned, når det gives, og med på afskedstjeklisten den dag, personen stopper. Én side viser alt, der er ude i kæden — og hvad der stadig hænger hos nogen, der er stoppet.
Afskedstjeklisten
Nøgle, alarmkode, tøj, adgang, sidste løn. Alarmkoden står øverst, fordi den er fælles og virker for den, der er gået, indtil nogen skifter den. Det, der er skrevet ned som udleveret, står som egne punkter.
Whistleblowerordning
Lovpligtig fra 50 ansatte — og de fleste kæder er over. En side uden login, hvor man kan sige fra om alvorlige forhold uden at skrive, hvem man er. Læses kun af den, kædechefen udpeger. Kvittering med det samme og en frist på tre måneder, som systemet minder om. Under 50 ansatte er den frivillig, men mange slår den til alligevel — det koster ikke ekstra i HR-tilkøbet.
Til revisor og lønkontoret
Én fil med alt, revisoren skal bruge for at oprette en ny — og for at lukke en, der stopper, med datoen for den sidste arbejdsdag. Dem, lønkontoret ikke har hørt om endnu, er valgt på forhånd.
Sletteplanen
Hvad der skulle have været slettet om folk, der er stoppet, og hvornår. Vi sletter aldrig af os selv — I trykker, og så står det, hvad der blev slettet og af hvem.
Anonyme undersøgelser
Fem til ti spørgsmål ud til butikkerne. Hvem der har svaret, og hvad der blev svaret, ligger i hver sin tabel — og butikschefen kan ikke se dem. Folk svarer ikke ærligt om deres nærmeste chef, hvis chefen læser med.
Det, nogen har fået, kan ikke laves om
Når ansættelsesbeviset er udstedt, advarslen afleveret, håndbogen udgivet eller APV-runden afsluttet, låses teksten. Den skal kunne fremvises præcis, som den blev givet — det er tit hele sagen. Skal noget ændres, laver I et nyt, og begge dele står der bagefter.
Til gengæld sletter vi aldrig af os selv. Sletteplanen viser, hvad der burde have været slettet om folk, der er stoppet, og hvor længe det har ligget. I trykker.
Hvad det ikke er
- Ikke juridisk rådgivning. Butiksplan skriver et udkast og husker en frist. Skal en sag føres, skal I have en, der kan føre den.
- Lovtallene er ikke efterprøvede endnu. Tallene om sygedagpengerefusion er skrevet ud fra de almindeligt kendte hovedregler, men de er ikke bekræftet mod Retsinformation eller en lønpartner, og de passer ikke nødvendigvis på elever, fleksjob og nyansatte. Alarmen er en påmindelse om at se efter — ikke en beregning, I kan lægge til grund. Det står også på skærmen inde i systemet, ikke kun her.
- Ikke et lønsystem. Timer og tillæg kan hentes som en fil til jeres eget lønsystem. Selve lønnen køres stadig dér.
- Ikke et selvstændigt produkt. HR er et tilkøb til Butiksplan. Bruger I ikke vagtplanen, er der ikke nogen medarbejdere at hænge mapperne på.
Hvem kan se hvad
| Rolle | Ser |
|---|---|
| Kædechef | Alt. Også CPR, bank, §56-aftaler og sletteplanen. Ejer abonnementet. |
| Ledelse (kontoret) | Alle butikkers mapper og hele HR i det daglige. Ikke CPR, bank, §56 eller abonnementet. |
| Butikschef | Sine egne butikkers medarbejdere. Skriver noter, ikke advarsler. |
| Medarbejder | Sin egen mappe. |
Det er ikke et skjult menupunkt. Er tilkøbet ikke købt, findes rækkerne ikke — heller ikke for en, der gætter en adresse.
Prøv det på jeres egne medarbejdere
HR er med i de 30 dages prøve. Læg vagtplanen ind, åbn en mappe, og se, om systemet siger til om det, I plejer at opdage for sent.