AI i Butiksplan

Kort fortalt

De fleste systemer skriver «drevet af AI» og lader det stå. Vi skriver i stedet, hvilke tre steder den bruges, hvilke oplysninger der sendes hvorhen, og hvem der bestemmer. For det er det spørgsmål, der kommer — fra jeres HR-afdeling, fra en tillidsrepræsentant, eller fra den medarbejder, der har læst i avisen, at en computer lægger hendes vagter.

• Tre steder — og vi siger hvilke

  Et udkast til vagtplanen, hjælperen inde i systemet og botten her på siden. Ikke andre steder.

• Et menneske bestemmer altid

  Et AI-udkast lander som kladde. En leder retter og offentliggør. Ingen maskine ansætter, vurderer eller opsiger nogen.

• Det står i en log, I selv kan læse

  Hver gang AI blev brugt: hvornår, hvem og til hvad. Aldrig hvad der blev spurgt om. Klar til den dag, nogen beder om en redegørelse.

• Det følsomme bliver hjemme

  Løn, CPR, sygdom, advarsler og personalemapper sendes aldrig til en AI-model. AI-vagtplanen får navne, timer og ønsker.

• I kan slå det fra

  Ét flueben slår AI fra for hele kæden. Så sendes der intet — og resten af Butiksplan virker præcis som før.

Tre steder — og ikke flere

Mennesket bestemmer — altid

Der findes ikke ét sted i Butiksplan, hvor en maskine træffer en afgørelse om en medarbejder. AI-vagtplanen laver et udkast, der lægges ind som kladde. En leder skal læse det, rette det og trykke Offentliggør, før nogen får det at se. Ansættelse, opsigelse, advarsler, løn, godkendelse af ferie og vurdering af en medarbejder er alt sammen noget, mennesker gør i Butiksplan — uden hjælp fra en AI-model.

Det er ikke kun et løfte i en tekst. Udkastet gemmes som kladde i databasen, og der findes ingen funktion, der offentliggør en uge af sig selv.

Det, vi ikke gør

• Vi bruger ikke AI til at vurdere, bedømme eller rangere medarbejdere.
• Vi måler ikke følelser. Vi bruger hverken ansigtsgenkendelse, stemmeanalyse eller anden biometri — hverken på tablet, i appen eller andre steder. Det er forbudt på en arbejdsplads, og vi har ikke bygget det.
• Vi giver ikke folk en score eller et stempel.
• Vi træner ikke AI-modeller på jeres data. Oplysningerne bruges til at svare på det, der bliver spurgt om, og ikke til andet.
• Vi sender ikke CPR-numre, løn, bankoplysninger, sygdom, advarsler eller personalemapper til en AI-model. Aldrig.

Hvem behandler oplysningerne

Alle tre steder bruger sprogmodeller fra Anthropic. Det er vores databehandler, og det står i databehandleraftalen, som I får med, når I opretter jer. Sker der overførsel til lande uden for EU/EØS, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Resten af jeres data — vagtplanen, timerne, personalemapperne — ligger på en server i Europa og forlader den ikke.

I kan slå det fra

Kædechefen kan under Indstillinger → Kunstig intelligens slå AI-vagtplanen og AI-hjælperen fra for hele organisationen. Så sendes der intet — heller ikke spørgsmålet. Spærren sidder på serveren, ikke kun på knappen.

Slår I AI-vagtplanen fra, kan der stadig laves et udkast til ugen: det regnes så ud af faste regler på jeres egen server, uden at noget forlader den. Resten af Butiksplan virker præcis som før — vagtplan, stempelur, timer, fravær, HR. Ingen del af det daglige arbejde kræver AI.

Det bliver skrevet ned

Hver gang der bruges AI i jeres butik, skrives der en linje i en log: hvornår det skete, hvem der trykkede, hvad det var — et udkast, et udkast lagt ind som kladde, eller et spørgsmål til hjælperen — og hvilken model der blev brugt. Kædechefen læser den selv under Indstillinger → AI-log. Også det at slå AI til og fra står der.

Det vigtige er, hvad der ikke står: aldrig spørgsmålet, aldrig svaret, aldrig et navn på den, planen handler om, og aldrig et ønske. Loggen skal kunne vise, at det skete — ikke gentage indholdet. En log, der gemte indholdet, ville selv blive det største problem, den skulle løse. Linjer, der er mere end et år gamle, slettes af sig selv.

Skal I redegøre for jeres brug af AI — over for en tillidsrepræsentant, et medarbejderudvalg eller en myndighed — er det her, svaret står, og I kan hente det selv uden at skrive til os.

Det, der ligner AI, men ikke er det

Meget af det, Butiksplan gør, ser klogt ud og er almindelige regnestykker. Det er værd at vide, når nogen spørger, hvor den sidder:

Når I skriver et ønske med jeres egne ord

To steder kan der skrives fri tekst, som AI-vagtplanen læser med: medarbejderens note på et ønske, og lederens særlige ønsker til ugen. Skriv derfor ikke helbred, sygdom, graviditet, religion eller andet privat i de felter. «Kan ikke om torsdagen» er nok — grunden skal ikke med. Det står også skrevet ved felterne i systemet.

Om EU-forordningen om kunstig intelligens

Forordningen deler AI op efter, hvor meget der er på spil. De anvendelser, der er forbudt — at bedømme mennesker socialt og at aflæse følelser på en arbejdsplads ud fra biometri — laver vi ikke, og de står beskrevet ovenfor som noget, vi bevidst har holdt os fra.

Kravet om, at man skal kunne se, at man taler med en maskine, holder vi ved at mærke det de steder, det sker: hjælperen og botten er mærket «AI», og et udkast fra AI-vagtplanen er mærket «Lavet af AI» med en påmindelse om, at det er et forslag, et menneske skal læse igennem.

Forordningen stiller skrappere krav til AI, der bestemmer over ansatte. Vores planlægger fordeler vagter efter aftalte timer, åbningstider og medarbejdernes egne ønsker, laver et udkast, som et menneske retter — og træffer ingen afgørelse. Vi følger området tæt og retter til, hvis praksis udvikler sig. Har I brug for en vurdering til jeres eget papirarbejde, så skriv til os, så svarer vi på det, vi ved, og siger klart, hvad vi ikke ved.

Hvis noget går galt

Kunstig intelligens kan tage fejl. Derfor er der ingen steder, hvor en fejl fra en model går direkte ud til en medarbejder: et udkast er en kladde, et svar fra hjælperen er tekst på en skærm. Synes I, et svar er forkert, eller noget her ikke passer, så skriv til os på Kontakt. Vi svarer, og vi retter det.